Privacyreglement Vereeniging tot beoefening van Overijsselsch Regt en Geschiedenis
Gebruikt worden de volgende persoonsgegevens
titulatuur, naam, adres, woonplaats, emailadres
gezonden emails geopend/aangeklikt/niet geopend
datum aanvang, verlenging en einde lidmaatschap
datum aanvang, verlenging en einde toezending nieuwsbrief per email aan niet-leden
deelname of inschrijving voor activiteiten van organisatie
indien er betaald moet worden: al dan niet betaald en welk bedrag
Doel van de gegevens
het voeren van de ledenadministratie
het in rekening brengen van contributie
het in rekening brengen van een deelnemersbijdrage voor eigen activiteiten
het sturen van post aan leden
het sturen van emailberichten of nieuwsbrieven via email aan leden
het sturen van emailberichten of nieuwsbrieven via email aan niet-leden, die daarom via een aanmelding om hebben gevraagd (abonnees)
het bepalen van de effectiviteit van het bereiken van de leden of aangemelden
het lokaliseren van foute of vervallen emailadressen
controle bij deelname aan bijeenkomsten of activiteiten
Verstrekken aan leden of derden
De gegevens worden niet aan andere leden verstrekt en ook niet aan derden, tenzij het gaat om wettelijke verplichtingen en in dit geval alleen op een schriftelijk aanvraag en met gerechtvaardigde reden.
Herkomst van de gegevens
De gegevens zijn verstrekt door de leden zelf, via aanmelding, melding van wijziging door de leden zelf of door nabestaanden in geval van overlijden.
Hetzelfde geldt voor abonnees voor emails en nieuwsbrief via email.
Bewaren van gegevens
Persoonsgegevens van leden worden bewaard gedurende de periode van lidmaatschap, en als archief bewaard gedurende een wettelijke periode van 7 jaar na het jaar waarin het lidmaatschap is beëindigd. Dit vanwege de verantwoording die moet kunnen worden gedaan aan de belastingdienst vanwege de status als ANBI-instelling.
Dezelfde periode van 7 jaar geldt voor persoonsgegevens van niet-leden, die deelgenomen hebben aan activiteiten van organisatie, waarvoor een geldelijke bijdrage is gevraagd.
Persoonsgegevens van abonnees van emails en nieuwsbrieven per email worden bewaard zolang de abonnees deze ontvangen. Indien deze verzending op het verzoek van abonnees of door onszelf wordt beëindigd, worden de gegevens na afloop van 1 jaar na het jaar waarin de verzending is beëindigd, verwijderd.
Privacyverklaring
Op elke uiting wordt een aanduiding gegeven dat een privacyverklaring in te zien is op de website van de organisatie, hoe die te bereiken is en welke gegevensverwerking plaatsvindt.
Zwolle, maart 2018